Ein:e Brandschutzbeauftragte:r kann in jedem Unternehmen benannt werden, jedoch ist es besonders ratsam, wenn die Gefährdungsbeurteilung ein erhöhtes Brandrisiko zeigt. Die Technische Regel für Arbeitsstätten (ASR A2.2) "Maßnahmen gegen Brände" bietet Beispiele für Arbeitsbereiche mit erhöhter Brandgefahr. Dabei müssen Faktoren wie Personengefährdung, bauliche Gegebenheiten, verwendete Arbeitsverfahren und eingesetzte Arbeitsstoffe berücksichtigt werden.

Laut der Vereinigung zur Förderung des Brandschutzes (vfdb) wird empfohlen, einen Brandschutzbeauftragten einzusetzen, wenn keine speziellen Vorschriften dies explizit fordern. 

Die Empfehlung sieht vor:

Industrie, Handwerk, Lagerung und Transport:

• Geringes Brandrisiko: ab 250 Mitarbeitern
• Mittleres Brandrisiko: ab 175 Mitarbeitern
• Hohes Brandrisiko: ab 100 Mitarbeitern

Verwaltung, Dienstleistung, Handel und Verkauf:

• Bei ortskundigen Personen (z. B. Büros, Verwaltungen): ab 400 Mitarbeitern
• Bei ortsunkundigen Personen (z. B. Hotels, Gaststätten, Schulen): ab 250 Mitarbeitern
• Bei hilfsbedürftigen oder eingeschränkt mobilen Personen (z. B. Krankenhäuser, Pflegeheime): ab 100 Mitarbeitern

In speziellen Fällen, wie Einkaufszentren oder Gebäuden mit gemischter Nutzung, kann die Bestellung eines/einer Brandschutzbeauftragten ebenfalls sinnvoll sein, abhängig von den spezifischen Bedingungen vor Ort.

Ein:e Brandschutzbeauftragte:r ist dafür verantwortlich, Gefahren im Betrieb zu erkennen, zu bewerten und Maßnahmen zur Schadensvermeidung zu treffen. Er oder sie berät die Unternehmensleitung in Sachen Brand- und Explosionsschutz und unterstützt beim Aufbau einer Brandschutzorganisation. Dazu gehört das Erstellen und Aktualisieren von Brandschutzordnungen, Alarm- und Evakuierungsplänen sowie die Überwachung von Brandschutzkontrollen und Betriebsbegehungen.

Zu den weiteren Aufgaben gehört die Veranlassung der Behebung von Brandschutzmängeln und das Einrichten von Ersatzmaßnahmen bei Ausfall von Brandschutzeinrichtungen. Bei Bauvorhaben berät der Brandschutzbeauftragte das Unternehmen und pflegt die Zusammenarbeit mit Behörden, Berufsgenossenschaften, Versicherern und der Feuerwehr. Besonders wichtig ist die Organisation von Schulungen im Brandschutz, etwa die Ausbildung von Brandschutzhelfern und die jährliche Unterweisung aller Mitarbeitenden.

Grundsätzlich kann jede:r Mitarbeitende die Ausbildung zum/zur Brandschutzbeauftragten absolvieren, vorausgesetzt, er oder sie verfügt über eine abgeschlossene Berufsausbildung. Laut DGUV-Information 205-003 sollten Personen für diese Rolle ausgewählt werden, die über ein technisches Verständnis, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit verfügen.

Die betrieblichen Abläufe und spezifischen Risiken sollten den Kandidaten bereits bekannt sein, da die Ausbildung diese nicht im Detail vermitteln kann. Eine enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung, den Mitarbeitenden und Behörden erfordert zudem ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.

Mitarbeitende, die noch nicht lange im Unternehmen tätig sind und die betrieblichen Gefahren und Prozesse noch nicht ausreichend kennen, sollten nicht für die Ausbildung oder Bestellung als Brandschutzbeauftragter ausgewählt werden.